POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La CORPORACIÓN CULTURAL CABILDO, entidad sin ánimo de lucro, constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia, identificada con el NIT. 830.108.060-9, (en adelante “CABILDO”).
Atendiendo a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, adopta y aplica la presente Política para el adecuado tratamiento y administración de los datos personales en todas las actividades, las cuales tendrán los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, libertad y transparencia.
Las políticas aquí previstas serán aplicables a beneficiarias y beneficiarios, estudiantes, madres y padres de familia, docentes, talleristas, conferencistas, empleadas y empleados, junta directiva, órganos administrativos, contratistas, subcontratistas y demás personas naturales, jurídicas o terceros que estén involucradas o lleguen a involucrarse de cualquier manera con CABILDO y que puedan llegar a tener cualquier tipo de injerencia o participación en la recolección o tratamiento de datos personales.
1. DEFINICIÓN Y SIGNIFICADO DE TÉRMINOS DENTRO LA POLÍTICA
Para efectos de la presente política, los términos que se señalan a continuación tendrán los siguientes significados, los cuales fueron tomados de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales;
c) Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
d) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
e) Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
f) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
g) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
h) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
i) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
j) Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar, cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del
Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
k) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
2. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Para el tratamiento, recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión entre otras, de datos personales de personas naturales por CABILDO, deberá obtenerse autorización previa e informada de su Titular (persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento) o quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, la cual podrá ser concedida por medio escrito u oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización y que pueda ser objeto de consulta posterior por su Titular o de quien se encuentre legitimado para ejercer los derechos del Titular conforme la ley.
CABILDO garantiza que el manejo de la información se efectuará y ejecutará bajos estándares de seguridad y confidencialidad. En caso en que autoridades judiciales soliciten esta información a CABILDO, ésta estará obligada a compartir la misma de acuerdo con lo establecido por la legislación Colombiana.
CABILDO utilizará la información únicamente con los fines establecidos en la Ley, dentro y fuera del territorio Colombiano.
3. ALCANCE DE LA POLÍTICA
La Política de Tratamiento de Datos Personales de CABILDO se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales, que para CABILDO sea objeto de tratamiento como responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales.
El Tratamiento de los Datos Personales se deberá hacer en los términos, condiciones y alcances de la autorización del Titular y/o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo. Cualquier tipo de solicitud, producto del ejercicio de los deberes y derechos consagrados en la política, podrá dirigirse a través de los canales establecidos por quien es responsable del tratamiento de datos personales.
4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Para garantizar el ejercicio de los deberes y derechos del Titular, la entidad responsable es CABILDO, con sede principal en Calle 68 No. 99-38 de la ciudad de Bogotá, Colombia, con teléfono de contacto (57-1) 2242882 y correo electrónico: cabildocorp@gmail.com
5. FINES PARA LOS CUALES CABILDO RECOLECTA DATOS PERSONALES
Informar de manera oportuna a actuales y futuros beneficiarios sobre las actividades y programas desplegados por CABILDO.
Adelantar campañas de seguimiento y verificación de calidad en el servicio, encuestas de satisfacción, actualización de datos de información, campañas y servicios especiales.
Atender Preguntas Quejas y Reclamos – PQRs -.
Atender requerimientos de autoridades y suministrar información a entidades administrativas, judiciales y públicas autorizadas por la Ley.
Enviar correspondencia física, correos electrónicos, noticias, contacto telefónico o cualquier otro método de sus distintos programas, proyectos, actividades, eventos y convenios, entre otros.
Manejar internamente el registro de sus titulares, que participan en sus distintos programas, proyectos, actividades, eventos y convenios, entre otros.
Cumplir con la ejecución de los contratos o convenios que tiene con terceros para la realización de sus programas, proyectos, actividades, eventos y convenios, entre otros.
Compartir y enviar datos a terceros con quienes realice alianzas, convenios o contratos para fines académicos, culturales o comerciales relacionados con la ejecución de las actividades comprendidas dentro del objeto de CABILDO.
Mantener por sí mismo o a través de un tercero, las bases de datos.
Obtener información de grupos de interés para el relacionamiento de CABILDO (datos de contacto sectores, comunidades, entidades, etc.).
Transferir y transmitir datos a terceros dentro y fuera de Colombia con quienes CABILDO realice convenios o alianzas relacionadas con su objeto o sus actividades, o con quienes contrate estudios o les encargue el tratamiento de datos.
Seleccionar el recurso humano, administrar las contrataciones, manejar las relaciones laborales y el cumplimiento de las obligaciones derivadas de las mismas; otorgar beneficios a sus empleados, contratistas y beneficiarios, por sí misma o a través de terceros, así como permitir el acceso de los empleados y contratistas a los recursos informáticos de CABILDO.
Manejar adecuadamente la información sensible, según lo previsto en el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012. Con respecto a esta información CABILDO se compromete a:
a. Informarle al titular sobre el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad de los mismos.
b. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estás versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niños, niñas y adolescentes.
c. Los derechos que se le asistan como titular.
d. La identificación, la dirección física y/o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento, el cual se compromete a conservar prueba de su cumplimiento y a entregar copia al titular cuando éste lo necesite.
Recolectar información de proveedores, asesores y consultores para:
a. La comparación de ofertas y estudios de mercado que requiera CABILDO para la ejecución de sus programas y actividades.
b. Recaudar información sobre facturación, despacho y recepción de mercancías.
c. La evaluación de experiencia profesional, pagos, análisis financieros, revisión de políticas de comercio justo y cobros judiciales.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
En consonancia con los términos de la normatividad aplicable en materia de datos personales, CABILDO asume el papel de Encargada del Tratamiento y Responsable del Tratamiento en todos los casos o en algunos de ellos, dependiendo de cada uno, cuando recolecte, almacene, use, circule, suprima, transfiera o transmita datos de Titulares en alguna de sus actividades, ya sea por si misma o a través de terceros.
A las personas que sean dueñas y/o titulares de los datos personales que van ser suministrados o que han sido suministrados, les asisten los siguientes derechos.
(i) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
(ii) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
(iii) Solicitar prueba de la autorización otorgada.
(iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
(v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
(vi) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
7. PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES
CABILDO, en desarrollo de su objeto social, permanentemente realiza la recolección de datos personales de aquellas personas que tienen algún tipo de vínculo con la entidad. Los casos y ejemplos más significativos de esta labor, sin limitarse a ellos, son:
Los datos de los titulares, estudiantes y padres de familia de la Escuela Taller Tambores de Cabildo y de Escuelas de Saberes y Derechos Culturales. Estos datos se recolectan con el propósito de identificarlos, mantener con ellos una relación académica, cultural y comercial.
La firma del documento o certificado de inscripción a proyectos, cursos, talleres, programas, convenios, eventos culturales, actividades, por parte de titulares, indica la aceptación de estas políticas, términos y condiciones, y ratifica su conocimiento y consentimiento con las políticas que aquí se enuncian.
Los datos de asesores, consultores, docentes, talleristas, empleados, proveedores, contratistas y subcontratistas de CABILDO, se recolectan al momento de hacer el proceso de selección o contratación y son necesarios para crear el archivo o carpeta de cada uno de ellos.
Los datos de los beneficiarios y clientes de los bienes y servicios ofrecidos por CABILDO. Los datos de las personas que trabajen, colaboren o presten cualquier tipo de servicio relacionado con los medios de comunicación de CABILDO (Página web, contenidos, flyers, noticias, eventos, actividades culturales, etc.).
Los datos de otras personas jurídicas o a otras entidades sin ánimo de lucro que tienen convenios o una relación directa con CABILDO, como por ejemplo instituciones educativas, colegios, universidades, ministerios, alcaldías, secretarías de cultura y cualquier tipo de entes administrativos dentro y fuera de Colombia.
Los datos de los conferencistas y los asistentes de las charlas, conferencias, seminarios y conversatorios y actividades o eventos educativos o culturales organizados por CABILDO o en los que esta última participe.
Todos estos datos se recolectan con el propósito de identificarlos, mantener con ellos una comunicación abierta, e invitarlos a participar en los diferentes servicios y actividades de CABILDO.
Las diferentes áreas de CABILDO pueden tener acceso a las bases de datos en lo referente a su especialidad y tarea dentro de la institución y conforme a los usos o tratamientos autorizados por sus titulares.
8. ATENCIÓN DE CONSULTAS, SOLICITUDES Y RECLAMOS
El área administrativa es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, CABILDO presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de los derechos del Titular:
Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:
a. Nombre completo y apellidos
b. Dirección de residencia y notificación
c. Correo electrónico
d. Teléfonos de contacto
e. Medios para recibir respuesta a su solicitud
f. Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
g. Firma (si aplica) y número de identificación.
El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de presentación de la reclamación.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, CABILDO informará al Titular interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – dependencia delegada para la Protección de Datos Personales-.
El trámite de estas consultas y reclamos será gratuito, excepto en los casos señalados expresamente por la ley.
9. CANALES PARA EJERCER EL DERECHO DE HABEAS DATA
Correo electrónico: cabildocorp@gmail.com, siempre que la dirección electrónica desde la cual se remita la solicitud esté registrada en la base de datos de CABILDO.
Línea telefónica No.: (57 1) 2242882; en donde le solicitarán datos de control tendientes a verificar la identidad del titular.
Por medio escrito a su dirección de notificación judicial en Calle 68 No. 99-38 de Bogotá.
10. VIGENCIA
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su última actualización realizada el 1 de enero de 2021. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos. Otros ejemplos de período de permanencia de los datos en la base, son los siguientes: Los datos personales proporcionados se conservaran mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información. Los datos personales proporcionados se conservaran mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos. Los datos personales proporcionados se conservaran durante un plazo de 7 años, a partir de la última confirmación de interés de parte del Titular.
En caso de que usted tenga alguna duda o inquietud con referencia al manejo de sus datos personales, puede escribir al correo electrónico: cabildocorp@gmail.com
